Pracodawca, który chce na stałe zmienić pracownikowi warunki pracy lub wynagradzania, powinien złożyć mu wypowiedzenie tych dotychczasowych. Informacja powinna być złożona na piśmie i w przypadku umów zawartych na czas nieokreślony wskazywać przyczynę wypowiedzenia. Czy formalna zmiana warunków pracy jest zawsze potrzebna?
Nie. Wypowiedzenie zmieniające jest konieczne tylko wtedy, gdy zmiana dokonywana jest na niekorzyść pracownika lub dotyczy istotnych warunków pracy. Często pracodawcy mają wątpliwość, czy zmiana stanowiska pracy wymaga wypowiedzenia zmieniającego. Jeżeli zmiana polega jedynie na zmianie nazwy stanowiska, a zachowane są inne warunki pracy i wynagradzania, wówczas nie wymaga to wypowiedzenia zmieniającego (I PKN 265/99, OSNP 2001/1/17). Jeśli jednak pracownik traktuje taką zmianę jako istotną i wiąże się z tym np. obniżenie prestiżu i postrzegania pracownika przez innych podwładnych bądź klientów, wówczas zmiana nazwy wymaga zgody pracownika lub złożenia mu wypowiedzenia zmieniającego. Przykładowo byłoby to wymagane, jeśli zamiast stanowiska „kierownik działu” pracodawca wprowadził nazwę stanowiska „analityk”.
Kolejną sytuacją, w której nie ma potrzeby wręczania wypowiedzenia zmieniającego, jest zmiana zakresu obowiązków pracownika. Jeśli nowe czynności, które pracownik ma wykonać, nie wykraczają poza obowiązki związane z zajmowanym stanowiskiem i dotychczasowym rodzajem pracy, wówczas mieści się to w dopuszczalnych granicach precyzowania zakresu obowiązków przez pracodawcę bez zgody pracownika. Jeśli pracodawca chce dokonać zmiany warunków wynikających z regulaminu wynagradzania (np. zasad premiowania), wówczas musi mieć na to zgodę pracowników. Tym pracownikom, dla których nowe zasady premiowania będą mniej korzystne, należy wręczyć wypowiedzenia zmieniające.
Zmiana warunków premiowania na lepsze przy równoczesnym obniżeniu wynagrodzenia zasadniczego również wymaga zgody pracownika.