Ewidencja wykonania zlecenia ma być domeną pracodawcy użytkownika. Jednak to agencja w umowie z nim powinna ustalić, jak liczyć godzinę pracy, oraz wprowadzić tryb reklamacji w razie nieprawidłowości w ewidencji
Od 1 stycznia 2017 r. wchodzi w życie ustawa z 22 lipca 2016 r. o zmianie ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1265). Nowelizacja ustanawia minimalną wysokość wynagrodzenia za każdą godzinę wykonania zlecenia, a także wprowadza obowiązki ewidencjonowania czasu pracy osób zatrudnionych w takiej formie. Zasadniczym celem zmian jest przeciwdziałanie nadużywaniu umów cywilnoprawnych przez pracodawców. Powstaje jednak pytanie, kogo w praktyce będzie dotyczył wprowadzony przez ustawodawcę obowiązek ewidencjonowania przepracowanego przez zleceniobiorcę czasu. [ramka]
Obowiązek ewidencjonowania godzin wykonywanego zlecenia nowelizacja wprowadza również do relacji pomiędzy pracodawcą użytkownikiem a agencją pracy tymczasowej. Taki obowiązek nie będzie jednak ciążył na agencji, mimo że to ona zawiera umowę-zlecenie z osobą wykonującą obowiązki na rzecz pracodawcy użytkownika. Będzie on natomiast obciążał tego ostatniego.
Przedmiotem ewidencji ma być liczba godzin wykonanego zlecenia. Wydaje się to zasadne, skoro to pracodawca użytkownik sprawuje faktyczny nadzór nad zleceniobiorcą i zarządza jego czasem pracy. Jaki będzie zatem cel tej ewidencji? Po jej przekazaniu przez pracodawcę użytkownika agencji ta druga (ale również podmioty trzecie – np. sam zleceniobiorca czy organy kontrolne) będzie przede wszystkim weryfikowała, czy płaci co najmniej stawkę minimalną za każdą godzinę wykonanego zlecenia. W końcu rozliczenie między agencją a zleceniobiorcą nie musi wcale opierać się na stawce godzinowej. W grę może bowiem wchodzić m.in. wynagrodzenie akordowe czy wynagrodzenie uzależnione od złożonej przez pracodawcę użytkownika liczby reklamacji. Niekoniecznie natomiast taka ewidencja będzie podstawą rozliczenia pomiędzy tymi podmiotami. W grę mogą wchodzić inne zasady rozliczenia odwołujące się do innych ewidencji prowadzonych przez strony czy przekazywanych informacji. Nie ma bowiem przeszkód, aby pracodawca użytkownik płacił agencji nie tylko za rzeczywisty czas poświęcony na wykonanie zlecenia, lecz także za osiągnięte efekty lub nawet za gotowość do jego wykonywania.
Zmiana celu
Konieczność prowadzenia ewidencji przez pracodawcę użytkownika nie będzie wcale nowością na rynku. Zmiana polega na nałożeniu na pracodawcę użytkownika prawnego obowiązku jej prowadzenia.
W praktyce takie ewidencje już dziś można spotkać u wielu pracodawców użytkowników. Ich cel jest jednak inny niż wynikający z nowelizacji. Obecnie często służą one do rozliczenia na linii agencja – pracodawca użytkownik. Mogą też stanowić dodatkowe zabezpieczenie tego ostatniego służące kontrolowaniu wysokości wynagrodzenia naliczanego przez agencję za usługi zleceniobiorców. W zależności od potrzeb pracodawcy użytkownika przedmiotem umowy może być bowiem wynajęcie pracowników tymczasowych na kilka miesięcy, tygodni czy dni, a niekiedy nawet na kilka godzin. Istnieje przy tym wiele możliwości naliczania wynagrodzenia agencji za świadczone na rzecz pracodawcy użytkownika usługi. Strony mogą uregulować tę kwestię według własnego uznania chociażby poprzez określenie stałego wynagrodzenia miesięcznego czy wynagrodzenia należnego za przepracowany czas, wykonane czynności, ich efekt czy też stosując wszelkie inne policzalne wskaźniki. Zgodnie z zasadą swobody umów strony mają znaczną dowolność w określaniu zasad wynagradzania, której nowelizacja nie zmieni. Jedynym ograniczeniem będzie wysokość wynagrodzenia minimalnego zleceniobiorcy za godzinę wykonanego zlecenia.
Oczywiście obecnie prowadzenie rzetelnej ewidencji na poczet umów-zleceń jest w interesie zarówno agencji, jak i pracodawcy użytkownika. Na tej bowiem podstawie jest wystawiana faktura na rzecz tego ostatniego.
Co w umowie
Nowelizacja niewątpliwie zmieni obecne relacje pomiędzy pracodawcą użytkownikiem a agencją w zakresie ewidencjonowania czasu wykonywania zlecenia. Nowe przepisy obligują pracodawcę użytkownika do prowadzenia ewidencji liczby godzin wykonania zlecenia niezależnie od treści umowy łączącej go z agencją pracy tymczasowej. Jednocześnie agencja będzie zobowiązana do wypłaty zleceniobiorcy wynagrodzenia z uwzględnieniem przepisów dotyczących minimalnej stawki godzinowej. W praktyce agencja powinna dążyć do takiego uregulowania stosunku umownego z pracodawcą użytkownikiem, żeby w sposób należyty mogła weryfikować wynagrodzenie należne zleceniobiorcy. W interesie agencji jest zatem szczegółowe uregulowanie zasad ewidencjonowania przez pracodawcę użytkownika czasu poświęcanego przez zleceniobiorcę na wykonanie zlecenia. Strony powinny więc określić, co obejmuje ewidencja, jak należy liczyć godziny wykonywanego zlecenia – czy od momentu przestąpienia zleceniobiorcy przez bramę zakładu czy też np. od realnego rozpoczęcia wykonywania czynności objętych zleceniem. To samo dotyczy momentu zakończenia zlecenia czy chociażby przerw na papierosa i posiłek. Strony powinny uwzględnić również tryb reklamacyjny oraz termin przekazywania ewidencji i jej format. Warto też pomyśleć o zatwierdzaniu ewidencji przez zleceniobiorcę jako dodatkowym instrumencie zabezpieczającym interesy zarówno agencji (wypłata minimalnego wynagrodzenia), jak i pracodawcy użytkownika (naliczenie wynagrodzenia agencji).
Potwierdzanie liczby przepracowanych godzin
Zgodnie z nowelizacją w umowach-zleceniach należy określić sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia. Oznacza to, że od 1 stycznia 2017 r. firmy korzystające z tych umów będą musiały prowadzić ewidencję liczby godzin wykonywania zlecenia. Przepisy nie regulują, jak powinno to wyglądać ani w jaki sposób będzie można zweryfikować treść przekazywanych informacji. Wydaje się, że w tym celu najlepiej będzie stosować kartę ewidencji czasu wykonywania zlecenia, która powinna obejmować informacje o dniach wykonywania zlecenia, ze wskazaniem dokładnej godziny jej rozpoczęcia i zakończenia, a być może również – w zależności od przedmiotu zlecenia – opisem wykonywanych czynności.
