Wystawiając elektroniczny dokument, należy pamiętać o konieczności zapewnienia pełnego dostępu online do faktur oraz możliwości ich zapisania na dodatkowym nośniku danych lub wydruku
Warto wiedzieć
CZYTELNIK: W mojej firmie często korzystam z faktur elektronicznych. Jak należy przechowywać takie dokumenty? Jakie wymagania muszą spełniać?
EKSPERT: Przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane przepisami prawa. Z kolei faktura elektroniczna może być wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Dowolność nie jest jednak nieograniczona. Konieczne jest zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury. Konieczność zachowania czytelności jest oczywista. Autentyczność to pewność co do tożsamości podatnika. Jednym z jej elementów jest uniemożliwienie usunięcia faktury elektronicznej z systemu archiwizującego. Integralność treści należy zapewnić poprzez zapisanie w odpowiednim formacie (przede wszystkim PDF lub TIFF). Należy się upewnić, czy uniemożliwia on przetwarzanie danych i gwarantuje ich niezmienność. Konieczne jest także ograniczenie dostępu do e-maila oraz do systemu.
Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest przesyłanie faktur po opatrzeniu ich podpisem elektronicznym. Ustawa przewiduje, że autentyczność pochodzenia i integralność treści są zachowane w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI, przy zawarciu odpowiedniej umowy). Nie jest to jednak warunek konieczny.
Ustawa przewiduje też inne możliwości wypełnienia wskazanych warunków – np. posiadanie dokumentów uzupełniających: zamówienia, umowy, dokumentu transportowego czy wezwania do zapłaty. Dokumenty te zapewniają możliwość kontrolowania związku między wystawieniem faktury a transakcją, zweryfikowania wystawcy faktury oraz przeprowadzenia kontroli, czy faktura odzwierciedla fakt transakcji i jej warunki. Gromadząc dokumenty dodatkowe oraz zapewniając powiązanie pomiędzy fakturą i innymi dokumentami, można mówić o stworzeniu kontroli biznesowej, jak i ścieżki audytu.
Żeby spełnić wszystkie te warunki, konieczne jest przygotowanie procedur, które objęłyby na przykład:
● konieczność opatrzenia faktury bezpiecznym podpisem elektronicznym;
● wyznaczenie osoby, która byłaby odpowiedzialna za wysyłanie i przyjmowanie faktur;
● konieczność weryfikacji adresu nadawcy e-maila z fakturą;
● zapis faktury w formacie uniemożliwiającym modyfikację treści faktury;
● umożliwienie dostępu do e-maila oraz do faktur w systemie tylko po zalogowaniu się;
● przypisanie fakturze unikalnego numeru porządkowego.
Konieczne jest także upewnienie się co do czytelności faktury, sprawdzenie, czy nie doszło do powtórzenia numeru faktury oraz numeru porządkowego i czy faktura jest przypisana do odpowiedniego okresu.
Co w przypadku kontroli? Faktury VAT powinny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. Istotne jest, aby dokumenty wprowadzone do systemu mogły być wyszukane na podstawie indywidualnego numeru faktury lub zamówienia.
Ważne jest zapewnienie, w przypadku kontroli, dostępu online do faktur, a także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Oznacza to w praktyce możliwość wydruku i zapisania faktur na zewnętrznym nośniku danych.
Ustawa wymaga, aby uzyskać akceptację odbiorcy faktury elektronicznej. Ustawodawca nie nakłada obowiązku akceptacji w konkretny sposób, dlatego akceptacja poprzez przystąpienie do wykonania faktury (poprzez przyjęcie faktury i dokonanie za nią płatności) jest wystarczająca.
Dopuszczalna jest archiwizacja faktur w postaci elektronicznej przy jednoczesnym zniszczeniu wersji papierowej.
Oznacza to konwersję za pomocą skanera do pliku i przechowywanie w formie elektronicznej. Ważne jest, aby wersja elektroniczna zeskanowanej faktury VAT zawierała także datę otrzymania faktury VAT (może to być utrudnione, jeżeli na przykład pieczątki z datą wpływu były przybijane na odwrocie faktury). Konieczne jest sprawdzenie, czy skan ma odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze.
Przepisy dopuszczają przechowywanie faktur VAT za granicą w formie elektronicznej. Stawiają jednak warunki: muszą być one przechowywane w sposób umożliwiający w czasie kontroli dostęp online do tych faktur. W praktyce zatem należy zadbać, aby system umożliwiał pełny dostęp online do faktur elektronicznych i możliwość ich zapisania na dodatkowym nośniku danych lub wydruku.