Podczas gdy w Stanach Zjednoczonych problematyka zgłaszania nieprawidłowości (ang. whistleblowing) uregulowana została wiele lat temu, a kolejni amerykańscy sygnaliści otrzymują milionowe nagrody za przekazywane przez siebie informacje, kwestia sygnalizowania o przypadkach łamania unijnego prawa nadal nie została jednolicie unormowana, zaś tylko 10 państw członkowskich opracowało dotychczas kompleksowe wytyczne w tym zakresie. Polski w tym zestawieniu nie ma. Jedyny wyjątek stanowi sektor finansowy, w którym obowiązek wdrożenia kanałów whistleblowing funkcjonuje na gruncie prawa UE od kilku lat.
Z raportu PwC „Kto i jak okrada polskie firmy?" wynika, że co drugi rodzimy przedsiębiorca w ciągu ostatnich dwóch lat padł ofiarą nadużycia. Jak z kolei wynika z globalnego badania nadużyć pracowniczych „Report to the nations”, przeprowadzonego co roku przez Stowarzyszenie Biegłych ds. Przestępstw i Nadużyć Gospodarczych (Association of Certified Fraud Examiners, ACFE) aż 40% z wykrytych nieprawidłowości zostało ujawnionych dzięki zgłoszeniom sygnalistów. Biorąc pod uwagę fakt, że w spółkach działają zespoły compliance, bezpieczeństwa czy też audytu i kontroli wewnętrznej, taki wynik wyraźnie pokazuje, jak ważni są whistleblowerzy.
Polska nowelizacja ochroni sygnalistów
Mimo tak oczywistych korzyści płynących z posiadania wewnętrznych systemów sygnalizowania nieprawidłowości rodzime spółki nadal pomijają ten obszar w swojej codziennej działalności biznesowej, lub traktują go po macoszemu. Niewykluczone jednak, że w najbliższym czasie sytuacja się zmieni dzięki nowym przepisom, które niebawem zaczną obowiązywać.
A to za sprawą nowelizacji ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary, której projekt na początku stycznia tego roku trafił do Sejmu. Zgodnie z wymogami tej regulacji przedsiębiorca będzie musiał przeprowadzić postępowanie w sprawie każdego sygnału dotyczącego określonych ustawą działań oraz usunąć wszelkie stwierdzone nieprawidłowości. Jeśli tego nie zrobi grozi mu kara nawet do 60 mln złotych. Co więcej - jeśli w związku ze zgłaszanymi informacjami uprawnienia pracownicze sygnalisty zostaną naruszone, ten będzie mógł dochodzić przywrócenia do pracy lub odszkodowania.
Jak powinni przygotować się przedsiębiorcy
Przed przedsiębiorcami stoi zatem bardzo trudne zadanie. Aby sprostać nowym przepisom nie wystarczające będzie jedynie napisanie procedury czy też wskazanie adresu e-mail, na który należy zgłaszać nieprawidłowości. Wdrożenie wewnętrznego, kompleksowego systemu whistleblowing to konieczność podjęcia szeregu działań, niejednokrotnie długotrwałych i pracochłonnych . Takich jak np. zmiana podejścia pracowników, kadry managerskiej i zarządu do sygnalistów i ich znaczenia dla dobra organizacji.
Tymczasem, jak wynika z danych zebranych w opracownaiu PwC „Sygnalista po polsku – dobre praktyki i rekomendacje wdrożeniowe” tylko 27% zgłaszających ujawniło swoją tożsamość, podczas gdy 73% z nich pozostała anonimowa. Proporcja ta wynika za faktu, iż osoby decydujące się głośno mówić o nieprawidłowościach w większości przypadków – co potwierdza analiza projektów przeprowadzanych przez zespół usług śledzczych i zarządzania ryzykiem nadużyć PwC - boją się ostracyzmu ze strony współpracowników. Negatywnej reakcji, która może przejawiać się np. w formie okazywania dystansu czy złośliwych komentarzy. I ze strony pracodawcy, który może zastosować takie działania jak marginalizowanie ich pozycji zawodowej czy odsuwanie od odpowiedzianych zadań. Wszystko to zniechęca potencjalnych whistleblowerów przed dokonywaniem zgłoszeń.
Dlatego też firmy powinny zacząć działać dwutorowo. Z jednej strony stworzyć regulację wewnętrzną – jako osobny dokument lub fragment np. kodeksu antykorupcyjnego czy też polityki dotyczącej zgłaszania nieprawidłowości, która pomoże w zapewnieniu sygnaliście poczucia bezpieczeństwa. Oprócz gwarancji, iż w wyniku zgłoszenia w dobrej wierze nie dojdzie do reperkusji polegających na zwolnieniu, obniżeniu wynagrodzenia czy też pośrednich formach represji jak np. zablokowanie możliwości awansu, powinien on również wyraźnie potępić wszelkie formy odwetu ze strony innych pracowników.
Aby jednak przekaz taki był odpowiednio czytelny zapisy procedury powinny zostać wzmocnione zasadą „tone at the top", szkoleniami oraz kampaniami informacyjnymi. I ta właśnie część będzie najtrudniejsza do osiągnięcia. A jednocześnie najbardziej oceniana przed regulatorów – tak krajowego, jak i unijnego.
Europejskie porozumienie
Zawarte 12 marca br. na szczeblu UE porozumienie, podobnie jak nowelizacja ustawy
o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych, kategorycznie zabrania stosowania odwetu wobec sygnalistów. Również wprowadza obowiązek ochrony, przy czym nie tylko whistleblowerów, ale i osób im pomagającym, takim jak m.in. krewni czy dziennikarze śledczy. I chociaż dokument ten musi jeszcze zostać oficjalnie zatwierdzony przez Parlament i Radę UE, nic nie wskazuje na to, aby jego zapisy miały się zmienić. Oznacza to, że niebawem wszystkie państwa członkowskie musiały stosować się do przyjętych w tym zakresie wytycznych.
Warto podkreślić także, że europejski whistleblowing zakłada możliwość raportowania zarówno wewnątrz organizacji, jak i poza jej struktury, do właściwych organów krajowych oraz odpowiednich instytucji UE. Przedostanie się informacji na zewnątrz firmy i rozpowszechnienie jej do niekiedy nieograniczonego kręgu odbiorców bywa zaś brzemienne w skutkach. Konsekwencja w postaci utraty reputacji to straty finansowe porównywalne z nakładanymi sankcjami karnymi i ryzyko nieodbudowania dobrego imienia spółki.
Aby uchronić się więc przed negatywnymi skutkami ignorowania znaczenia sygnalistów, przedsiębiorcy powinni już teraz zainwestować – zarówno czas, jak i pieniądze – w objęcie tej grupy pracowników parasolem ochronnym. Jest to bowiem inwestycja, która prędzej czy później zwróci się każdej firmie.
/>
Angelika Ciastek-Zyska, ekspert w zespole usług śledczych i zarządzania ryzykiem nadużyć w PwC
Agata Kowalczyk-Borek, ekspert w zespole usług śledczych i zarządzania ryzykiem nadużyć w PwC