Pracodawca nie jest płatnikiem zasiłków. W listopadzie 2019 r. wypłacił jednemu z pracowników, który chorował cały miesiąc, wynagrodzenie chorobowe w wysokości 80 proc. za 30 dni, a powinien za 25 dni. Za pozostałe 5 dni przysługiwał już zasiłek chorobowy 80 proc. Pracownik otrzymuje wynagrodzenie stałe w kwocie 2800 zł brutto, ma stosowane zwykłe koszty uzysku i prawo do ulgi zmniejszającej zaliczkę na podatek. Jak skorygować rozliczenie na liście płac i dokumenty ZUS?
odpowiedź
Należy skorygować dokumenty do ZUS za listopad, bo w tym miesiącu nastąpiła wypłata wynagrodzenia chorobowego, oraz listę płac za ten sam miesiąc w części dotyczącej składki zdrowotnej. Część wynagrodzenia chorobowego należy po prostu przekwalifikować na zasiłek i w raporcie korygującym ZUS RSA wykazać pod dwoma osobnymi kodami świadczenia/przerwy. Z kolei w raporcie korygującym ZUS RCA należy obniżyć podstawę wymiaru składki zdrowotnej oraz kwotę tej składki, ponieważ zasiłek nie podlega żadnym składkom w przeciwieństwie do wynagrodzenia chorobowego, które stanowi podstawę składki zdrowotnej. W deklaracji zbiorczej ZUS DRA płatnik, mimo że nie jest uprawniony do wypłaty zasiłków, może odliczyć obliczoną kwotę zasiłku w ciężar bieżących składek społecznych.
ZOBACZ TEŻ: Czas pracy 2020
Limit w skali roku
Pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, a w przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia – trwającej łącznie do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego. Tak stanowi art. 92 par. 1 kodeksu pracy. Do okresu 33 dni (lub odpowiednio 14 dni) niezdolności do pracy wlicza się wszystkie poszczególne okresy niezdolności do pracy w roku kalendarzowym, bez względu na występujące między nimi przerwy czy rodzaje chorób. Przewidziano więc jeden limit na pracownika w danym roku kalendarzowym niezależnie od liczby pracodawców w ciągu roku. Do okresu 33 dni (lub 14 dni) wlicza się okresy niezdolności do pracy, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, oraz okresy, za które pracownik nie ma prawa do wynagrodzenia z przyczyn określonych w art. 14–17 ustawy zasiłkowej (np. wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego niezgodnie z jego celem).
Tabela. Jakie różnice
| Wypłacone świadczenie | Było | Powinno być (po korekcie) | Różnice | |||||
| Wynagrodzenie chorobowe | 902,02 zł (2416,12 zł : 30 = 80,54 zł; 80,54 zł x 80 proc. = 64,43 zł – dniówka; 64,43 zł x 14 dni) Składka zdrowotna do ZUS: 902,02 zł x 9 proc. = 81,18 zł Składka zdrowotna do odliczenia od zaliczki na podatek: 902,02 zł x 7,75 proc. = 69,91 zł 902,02 zł – 250 zł = 652,02 zł Podstawa opodatkowania: po zaokrągleniu 652 zł 652 zł x 17 proc. = 110,84 zł ‒ 69,91 zł (składka zdrowotna) = 40,93 zł Po zaokrągleniu 41 zł – zaliczka PIT do zapłaty do urzędu skarbowego Wynagrodzenie do wypłaty (netto): 902,02 zł ‒ 81,18 zł ‒ 41 zł = 779,84 zł | 1224,17 zł (64,43 zł x 19 dni) 1224,17 zł x 9 proc. = 110,18 zł – składka zdrowotna do ZUS 1224,17 zł – 250 zł = 974,17 zł; po zaokrągleniu 974 zł Podstawa opodatkowania 974 zł x 17 proc. = 165,58 zł – 69,91 zł = 95,67 zł po zaokrągleniu 96 zł – zaliczka PIT do zapłaty do urzędu skarbowego; odliczeniu od zaliczki podlega w dalszym ciągu 69,91 zł, bo tyle faktycznie zostało potrącone wcześniej od podatku Wynagrodzenie do wypłaty (netto): 1224,17 zł ‒ 110,18 zł ‒ 96 zł = 1017,99 zł | Niedopłata składki zdrowotnej w ZUS: 29 zł (110,18 zł – 81,18 zł) Składka zdrowotna do odliczenia od podatku po korekcie: 94,87 zł (1224,17 zł x 7,75 proc.) Różnica do odliczenia od podatku dochodowego po dopłacie dokonanej przez pracownika: 24,96 zł (94,87 zł – 69,91 zł) | |||||
| Zasiłek chorobowy | 1030,88 zł (64,43 zł x 16 dni); po zaokrągleniu 1031 zł Podstawa opodatkowania: 1031 zł x 17 proc. = 175,27 zł; po zaokrągleniu 175 zł – zaliczka do urzędu skarbowego Zasiłek do wypłaty: 1030,88 zł ‒ 175 zł = 855,88 zł Razem świadczenia: 1635,72 zł (779,84 zł + 855,88 zł) | 708,73 zł (64,43 zł x 11 dni); po zaokrągleniu 709 zł Podstawa opodatkowania: 709 zł x 17 proc. = 120,53 zł; po zaokrągleniu 121 zł – zaliczka do urzędu skarbowego Zasiłek do wypłaty: 708,73 zł ‒ 121 zł = 587,73 zł Razem świadczenia: 1605,72 zł (1017,99 zł + 587,73 zł) | W kwotach netto (do wypłaty, przed i po korekcie) różnica wynosi 30 zł i wynika z niedopłaty składki zdrowotnej 29 zł; 1 zł to efekt stosowanych zaokrągleń przy obliczaniu zaliczek na podatek; pracownik powinien zwrócić 29 zł | |||||
Natomiast począwszy od 34. (lub odpowiednio 15.) dnia niezdolności do pracy w roku kalendarzowym pracownik ma prawo do zasiłku chorobowego finansowanego ze środków Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.
Między zasiłkiem a wynagrodzeniem chorobowym istnieje kilka kluczowych różnic. Po pierwsze, wynagrodzenie chorobowe wypłaca pracodawca i finansuje je z własnych środków, a zasiłek wypłaca albo pracodawca jako płatnik składek, albo ZUS, w zależności od tego, kto jest do tego upoważniony w danym roku. Po drugie, wynagrodzenie chorobowe podlega wyłącznie składce zdrowotnej, a zasiłek nie jest obłożony żadnymi składkami. Po trzecie, wynagrodzenie chorobowe jest przychodem ze stosunku pracy, natomiast zasiłek jest kwalifikowany do przychodów z innych źródeł.
Z tych względów pomyłki przy ustalaniu prawa do danego rodzaju świadczenia za czas choroby wymagają stosownych korekt.
Dokumenty do poprawy
W opisywanej sytuacji pracownik chorował przez cały listopad, czyli przez 30 dni, za które pracodawca wypłacił wynagrodzenie chorobowe. Jednak okazało się, że tylko za część okresu niezdolności, tj. za 25 dni, było ono należne, a za pozostałe 5 dni przysługiwał już zasiłek chorobowy, którego płatnikiem w tym roku jest ZUS. Jednak nie ma uzasadnienia, aby pracownik zwracał nienależną część wynagrodzenia chorobowego i od ZUS ubiegał się o zasiłek za resztę miesiąca. Za cały miesiąc pracownik otrzymał przychód z tytułu choroby. Korekta polega więc jedynie na ustaleniu prawidłowej kwoty wynagrodzenia chorobowego i zasiłku, których podstawę wymiaru oblicza się tak samo. Wysokość obu należności również jest taka sama i wynosi 80 proc.
Podstawa wymiaru wynosi tu 2416,12 zł (2800 zł ‒ 13,71 proc.). Wynagrodzenie chorobowe wyniosło 1932,90 zł:
2416,12 zł : 30 = 80,54 zł
80,54 zł x 80 proc. = 64,43 zł
64,43 zł x 30 dni = 1932,90 zł
a powinno wynieść:
64,43 zł x 25 dni = 1610,75 zł
Natomiast zasiłek za 5 dni wynosi:
64,43 zł x 5 dni = 322,15 zł
Przy nieprawidłowościach polegających na błędnym ustaleniu przez pracodawcę rodzaju należności chorobowej i wypłaceniu wynagrodzenia chorobowego zamiast zasiłku, którego płatnikiem jest ZUS, organ rentowy aprobuje przekwalifikowanie jednego na drugie.
Jeżeli absencja i wypłata wystąpiły w listopadzie, to korekcie podlegają dokumenty rozliczeniowe za tego pracownika za listopad, tj. deklaracja zbiorcza ZUS DRA, raport imienny ZUS RCA oraz świadczeniowy ZUS RSA.
W raporcie korygującym ZUS RSA za listopad należy wykazać:
- wynagrodzenie chorobowe za 25 dni pod kodem świadczenia/przerwy 331, w wysokości 1610,75 zł;
- zasiłek chorobowy za 5 dni z kodem świadczenia/przerwy 313, w wysokości 322,15 zł.
Z kolei w raporcie korygującym ZUS RCA za listopad płatnik powinien poprawić podstawę wymiaru składki zdrowotnej, pomniejszając ją o 322,15 zł, czyli o tę część, która odpowiada zasiłkowi. W rezultacie powstanie nadpłata na koncie ubezpieczenia zdrowotnego, którą pracodawca powinien zwrócić pracownikowi. W listopadzie została ona bowiem pobrana w zawyżonej wysokości ze środków ubezpieczonego. Kwota do zwrotu wynosi 28,99 zł, co wynika z wyliczenia:
- było: 1932,90 zł x 9 proc. = 173,96 zł,
- po korekcie: 1610,75 zł x 9 proc. = 144,97 zł.
Nadpłata: 173,96 zł ‒ 144,97 zł = 28,99 zł.
Z kolei w korygującej deklaracji ZUS DRA za listopad płatnik może odliczyć 322,15 zł w ciężar składek społecznych, czyli po prostu zmniejszyć zobowiązanie wobec ZUS z tego tytułu. Tak bowiem płatnicy zasiłków rozliczają się z ZUS z wypłacanych świadczeń z ubezpieczenia społecznego.
W kwestii podatku dochodowego procedura jest prostsza, bo nie należy niczego wstecznie korygować. Składka zdrowotna od wynagrodzenia chorobowego za 30 dni została faktycznie potrącona ze środków pracownika i odliczona od zaliczki na podatek (7,75 proc.). Po dokonaniu na rzecz pracownika zwrotu nadpłaconej składki uprzednio odliczonej składkę tę pracownik jako podatnik doliczy do podatku dochodowego, ale za rok, w którym do tego zwrotu dojdzie, czyli już za 2020 r.
Warto przy okazji omówić sytuację odwrotną, czyli gdy pracodawca pospieszy się z wypłatą zasiłku za dany okres, za który przysługuje jeszcze wynagrodzenie chorobowe. [przykład]
przykład
Pracodawca płatnikiem
Załóżmy, że pracodawca jest płatnikiem zasiłków w roku kalendarzowym. W listopadzie 2019 r. wypłacił jednemu z pracowników, który chorował cały miesiąc, wynagrodzenie chorobowe 80 proc. za 14 dni, zasiłek chorobowy 80 proc. zaś za pozostałe 16 dni miesiąca. Tymczasem powinien wypłacić wynagrodzenie chorobowe za 19 dni listopada i zasiłek chorobowy za 11 dni. Pracownik otrzymuje wynagrodzenie stałe w kwocie 2800 zł brutto, ma stosowane zwykłe koszty uzysku, ale nie ma prawa do ulgi zmniejszającej zaliczkę na podatek (brak PIT-2). Podstawa wynagrodzenia/zasiłku chorobowego to 2416,12 zł (2800 zł – 13,71 proc.). W tym przypadku nie zgadza się wynagrodzenie chorobowe, którego wypłata została niesłusznie skrócona. Zamiast za 19 dni niezdolności do pracy pracownik otrzymał je za dni 14. W przypadku zaniżenia kwoty wynagrodzenia chorobowego uszczuplona została więc składka na ubezpieczenie zdrowotne (zaniżona podstawa). Sporządzając korektę raportu ZUS RCA za listopad, pracodawca powinien wpisać prawidłową podstawę wymiaru składki zdrowotnej, czyli właściwą kwotę wynagrodzenia chorobowego (za 19 dni) oraz poprawną kwotę samej składki. Różnicę wynikającą z korekty pracodawca, jako płatnik, powinien zapłacić do ZUS wraz z odsetkami, chyba że ich wysokość nie przekraczałaby 6,60 zł. Wówczas odsetek się nie uiszcza. Jednocześnie pracownik powinien zwrócić pracodawcy tę niedopłatę, bo to on jako ubezpieczony pokrywa w całości koszt ubezpieczenia zdrowotnego. Oprócz korekty raportu ZUS RCA należy jeszcze złożyć korektę raportu ZUS RSA, która będzie polegała na skorygowaniu liczby dni zasiłkowych oraz kwot wypłaconych świadczeń. Jeśli pracownik zwróci pracodawcy niedopłatę składki zdrowotnej z tytułu zaniżenia wynagrodzenia chorobowego, to będzie miał prawo jako podatnik odliczyć składkę od podatku dochodowego w zeznaniu rocznym (nie więcej jednak niż 7,75 proc. podstawy wymiaru tej składki).
Podstawa prawna
• art. 92 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1043)
• art. 18 ust. 2, art. 46 ust. 1, ust. 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 300; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1590)
• art. 81 ust. 5 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1373; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1905)
• art. 45 ust. 3a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1387; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 2200)
• rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 20 grudnia 2018 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych oraz innych dokumentów (Dz.U. poz. 2495)
