W trakcie przekazywania pierwszej raty odpisu na ZFŚS zatrudnialiśmy ponad 75 pracowników. Od tego czasu sytuacja uległa jednak zmianie – siedmiu pracowników się zwolniło, a paru przeszło na emeryturę. Teraz będziemy przekazywać drugą ratę. Czy mamy przekazać kwotę z poprzedniego wyliczenia, czy uwzględnić ten nowy stan zatrudnienia? Jakich zapisów dokonać w księgach?
ZFŚS tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, dobrowolnych odpisów dodatkowych oraz zwiększeń. Odpisy powinny być naliczone na podstawie rzeczywistego średniorocznego zatrudnienia, przy czym ewentualną korektę w tym zakresie należy generalnie wykonać do 31 grudnia i tym samym trzeba przeprowadzić ostateczną korektę przekazanych środków pieniężnych.
W opisanej sytuacji korektę można jednak zrobić już do końca września. Szczególnie jeśli wiemy, że naliczone odpisy różnią się znacznie od rzeczywistej sytuacji. Wtedy przekazanie drugiej raty można traktować jako wstępne oszacowanie środków pieniężnych z tytułu corocznego odpisu. Proponuję dokonać obliczeń i przekazać brakującą kwotę, oczywiście dokonując odpowiednich zapisów na kontach. W opisanej sytuacji przy zmniejszeniu zatrudnienia dokonuje się zapisów:
1. PK – naliczono zmniejszenie odpisu na ZFŚS (korekta zmniejszająca koszty podstawowej działalności operacyjnej): strona Wn konta 831 – Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, strona Ma konta 440 – Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia;
2. WB – przelew środków z wydzielonego rachunku ZFŚS na rachunek bieżący: strona Wn konta 130 – Rachunek bankowy, strona Ma konta 135 – Rachunek bankowy środków ZFŚS.
W przeciwnej sytuacji kwotę zwiększającą odpis ujmujemy:
1. PK – naliczono zwiększenie odpisu na ZFŚS (korekta zwiększająca koszty podstawowej działalności operacyjnej): strona Wn konta 440 – Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 831 – Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych;
2. WB – przelew środków z rachunku bankowego na rachunek środków z ZFŚS: strona Wn konta 135 – Rachunek bankowy środków ZFŚS, strona Ma konta 130 – Rachunek bankowy.
Przypomnijmy, że równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na wyodrębniony rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w terminie do 30 września danego roku, z tym że do 31 maja przekazuje pierwszą ratę (tj. kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisów podstawowych). Przy czym uwaga, te dwa terminy nie dotyczą pracodawcy, który nie miał obowiązku utworzenia ZFŚS – zrobił to na zasadzie dobrowolności.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.).
Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1316).
