Płatnik musi złożyć ten dokument, jeśli chce skrócić okres przechowywania akt pracownika. Musi podać w nim informacje nie tylko o wynagrodzeniu wypłaconym w okresie objętym raportem.
Na mocy obowiązującej od 1 stycznia 2019 r. ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją akta pracowników i zleceniobiorców zgłoszonych do ubezpieczeń po raz pierwszy w latach 1999–2018 mogą być przechowywane przez 10 lat (zamiast dotychczasowych 50). Jest jednak jeden warunek – płatnicy składek przekażą za nich raporty informacyjne ZUS RIA, w których muszą przekazać zestaw danych niezbędnych do ustalenia przez ZUS prawa i wysokości świadczeń emerytalno-rentowych. Konieczność wykazania w formularzu ZUS RIA określonych danych dotyczących przychodu wypłaconego pracownikowi lub zleceniobiorcy wynika ze specyfiki ustalania podstawy wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych. Podstawa ta stanowi istotny element decydujący o wysokości emerytury, obliczanej według dotychczasowych zasad (głównie dla osób urodzonych przed 1 stycznia 1949 r.) oraz wysokości renty z tytułu niezdolności do pracy.
Co grozi za niedostarczenie zwolnienia?
Co grozi za niedostarczenie zwolnienia?

Zobacz również
Przy ustalaniu tej podstawy uwzględnia się przychód należny za dany rok kalendarzowy, choć niekoniecznie wypłacony w tym samym roku. Otóż gdy nie ma możliwości ustalenia roku, za który przysługuje dany składnik wynagrodzenia, przychód jest doliczany do roku, w którym został wypłacony. Tak skonstruowane zasady ustalania podstawy wymiaru świadczeń nie pozwalają jednak na jej prawidłowe obliczenie w oparciu o dane zewidencjonowane na koncie ubezpieczonego przed 1 stycznia 2019 r. Znajdują się tam bowiem informacje o przychodzie wypłaconym ubezpieczonemu w danym roku i miesiącu, stanowiącym podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w miesiącu wypłaty, przekazywane przez płatników składek w imiennych raportach miesięcznych (ZUS RCA i ZUS RSA). Brak na koncie ubezpieczonego informacji wystarczających do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty z tytułu niezdolności do pracy skutkował tym, że w każdym przypadku ustalania tej podstawy organ rentowy musiał żądać przedłożenia zaświadczenia płatnika składek potwierdzającego przychód przyporządkowany do roku, za który przysługuje. Aby płatnik mógł taki dokument sporządzić, musiał sięgnąć do dokumentacji płacowej. Stąd konieczność przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres 50 lat. Tak długi okres przechowywania dokumentacji zapewniał prawidłowość ustalenia podstawy wymiaru, a co za tym idzie – wysokości emerytury oraz renty z tytułu niezdolności do pracy również dla tych ubezpieczonych, którzy wystąpili z wnioskiem o świadczenie długo po ustaniu zatrudnienia u danego płatnika składek, a także dla członków rodziny ubiegających się o rentę rodzinną po tych osobach.

Za poprzednie lata

Formularz ZUS RIA zawiera część przeznaczoną na podanie danych niezbędnych do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty z tytułu niezdolności do pracy. Ta część formularza obejmuje bloki V–VII.
Pierwszy blok formularza ZUS RIA przeznaczony na wykazanie przychodu pracownika lub zleceniobiorcy to blok V ,,Kwota przychodu należnego za inny rok kalendarzowy niż rok, w którym został wypłacony, a przychód ten stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – za okres od 1.01.1999 r. do 31.12.2018 r.„. Płatnik składek wypełnia ten blok, jeśli w latach kalendarzowych przypadających od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. wypłacił ubezpieczonemu przychód w innym roku niż rok kalendarzowy, za który był on należny, a przychód ten stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (np. wynagrodzenie wypłacone w styczniu danego roku za grudzień poprzedniego roku lub nagroda wypłacona w danym roku za poprzedni).
W kolejnych polach formularza (01–03) płatnik składek wpisuje:
  • rok, w którym przychód został wypłacony (nie może być on wcześniejszy niż 2000 r. ani późniejszy niż 2018 r.);
  • rok, za który przychód był należny (nie może być on wcześniejszy niż 1999 r. ani późniejszy niż 2017 r.);
  • łączną kwotę przychodu.
W kolejnych polach bloku V (04–60) płatnik składek podaje kwoty przychodu należnego za kolejne lata kalendarzowe, inne niż rok, w którym go wypłacił. Przykładowo, jeżeli płatnik składek w 2000 r. wypłacił przychód za 1999 r., a w 2001 r. wypłacił przychód za 2000 r. i tak samo było w kolejnych latach, pierwszy przychód podaje w polach 01–03, drugi przychód w polach 04–06, kolejny w polach 07–09 itd. [przykład]

przykład 1

Jak wypełnić poprawnie
Pracodawca zatrudniał pracownika w okresie od 1 stycznia 2002 r. do 30 czerwca 2006 r. Zgodnie z układem zbiorowym pracy pensję za dany miesiąc wypłacał mu do 10. dnia następnego miesiąca. W związku z tym np. w styczniu 2003 r., 2004 r., 2005 r. oraz 2006 r. wypłacił mu wynagrodzenie za grudzień odpowiednio 2002 r., 2003 r., 2004 r. oraz 2005 r.
Kwota tego wynagrodzenia wyniosła:
• 2500 zł (wynagrodzenie wypłacone w styczniu 2003 r. za grudzień 2002 r.),
• 2700 zł (wynagrodzenie wypłacone w styczniu 2004 r. za grudzień 2003 r.),
• 2900 zł (wynagrodzenie wypłacone w styczniu 2005 r. za grudzień 2004 r.),
• 3100 zł (wynagrodzenie wypłacone w styczniu 2006 r. za grudzień 2005 r.).
Ponadto w lutym 2004 r. pracodawca wypłacił pracownikowi nagrodę roczną za 2003 r. (w kwocie 2000 zł), a w lutym 2005 r. nagrodę roczną za 2004 r. (3000 zł). W kolejnych polach bloku V formularza ZUS RIA płatnik składek powinien wykazać wszystkie wymienione kwoty, wskazując kolejno rok wypłaty przychodu, rok za który przychód został wypłacony, oraz kwotę przychodu. I tak:
• wynagrodzenie wypłacone w styczniu 2003 r. za grudzień 2002 r. w wysokości 2500 zł powinien wykazać w polach 01–03;
• łączną kwotę wynagrodzenia wypłaconego w styczniu 2004 r. za grudzień 2003 r. oraz nagrody wypłaconej w 2004 r. za 2003 r. (4700 zł) powinien wykazać w polach 04–06;
• łączną kwotę wynagrodzenia wypłaconego w styczniu 2005 r. za grudzień 2004 r. oraz nagrody wypłaconej w 2005 r. za 2004 r. (5900 zł) zł powinien wykazać w polach 07–09;
• wynagrodzenie wypłacone w styczniu 2006 r. za grudzień 2005 r. w wysokości 3100 zł powinien wykazać w polach 10–12. ©℗

Tylko składka wypadkowa

W kolejnym bloku formularza ZUS RIA – ,,Kwota przychodu należnego za inny rok kalendarzowy niż rok, w którym został wypłacony, a przychód ten stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe – za okres od 1.01.1999 r. do 31.12.2018 r.„ (blok VI ) – płatnik wykazuje kwoty niezbędne do prawidłowego ustalenia podstawy wymiaru wypadkowej renty z tytułu niezdolności do pracy przysługującej w przypadku, gdy niezdolność do pracy została spowodowana wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową. W bloku tym wykazywany jest wyłącznie ten przychód, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe, a nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Chodzi więc o kwotę przychodu, która została wypłacona po osiągnięciu przez pracownika rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Poszczególne pola omawianego bloku formularza wypełnia się analogicznie jak w przypadku bloku V. W kolejnych polach bloku (01–03) płatnik składek wpisuje:
  • rok, w którym przychód został wypłacony (nie może być on wcześniejszy niż 2000 r. ani późniejszy niż 2018 r.);
  • rok, za który przychód był należny (nie może być on wcześniejszy niż 1999 r., ani późniejszy niż 2017 r.);
  • łączną kwotę przychodu.
W następnych polach bloku VI (04–60) płatnik podaje kwoty przychodu (stanowiącego podstawę wymiaru składek wyłącznie na ubezpieczenie wypadkowe) należnego za kolejne lata kalendarzowe, inne niż rok, w którym go wypłacił.
Należy pamiętać o tym, że w bloku VI formularza ZUS RIA płatnik składek wpisuje wyłącznie kwotę przychodu wypłaconego za inne lata kalendarzowe, stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe, a wyłączonego z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Przychód wypłacony za poprzednie lata objęty zarówno składką emerytalno-rentową, jak i składką wypadkową wykazywany jest w bloku V.

Obok świadczeń chorobowych

Przychód pracownika lub zleceniobiorcy wykazywany jest również w bloku VII formularza, tj. ,,Kwota przychodu, za lata kalendarzowe, wypłaconego obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – za okres od 1.01.1999 r. do 31.12.2018 r.„. Płatnik składek wypełnia ten blok, jeśli w latach kalendarzowych przypadających od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. wypłacił ubezpieczonemu takie składniki wynagrodzenia (np. dodatek stażowy), które w czasie wykonywania pracy stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a zostały one wyłączone z tej podstawy tylko dlatego, że wypłacono je wraz ze świadczeniami związanymi z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem. Prawo do pobierania tych składników w czasie niezdolności do pracy wynika z postanowień układów zbiorowych pracy lub z przepisów o wynagradzaniu stosowanych w danym zakładzie pracy. Dotychczas informacje o takich składnikach nie były przekazywane w imiennych raportach miesięcznych (w związku z wyłączeniem ich z podstawy wymiaru składek) i tym samym nie mogły zostać zewidencjonowane na koncie ubezpieczonego. Dlatego też wypełniając ten blok, płatnik składek podaje kwoty ww. składników wynagrodzenia nie tylko wówczas, gdy zostały wypłacone za rok poprzedni, ale również wtedy, gdy wypłacane są za bieżący rok kalendarzowy.
W omawianym bloku płatnik powinien również wykazać kwoty wynagrodzenia chorobowego, jeżeli kwot tych nie wykazał w raporcie miesięcznym ZUS RSA złożonym za dany miesiąc.
W kolejnych polach omawianego bloku formularza (01–03) płatnik składek wpisuje:
  • rok, w którym przychód został wypłacony (nie wcześniejszy niż rok 1999 i nie późniejszy niż rok 2018);
  • rok, za który przychód był należny (również nie wcześniejszy niż 1999 r. i nie późniejszy niż 2018 r.);
  • łączną kwotę przychodu.
W związku z tym, że przychód wykazywany w tym bloku mógł być wypłacony również w tym samym roku, za który przysługuje w polu ,,rok wypłaty„ i w polu ,,przychód za rok„, w tego rodzaju przypadkach należy wpisać ten sam rok kalendarzowy.
W kolejnych polach bloku VII formularza (04–60) płatnik składek, podobnie jak to ma miejsce w przypadku bloków V–VI formularza, podaje kwoty przychodu należnego za kolejne lata kalendarzowe (wypłaconego obok świadczeń chorobowych i w związku z tym nieobjętego składką emerytalno-rentową).
Podstawa prawna
Art. 1 i 3 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357).
Rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 20 grudnia 2018 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych oraz innych dokumentów (Dz.U. poz. 2495).